Optimiser les coûts de son cabinet
Le principal avantage de recourir aux services d’un standard externalisé pour un avocat est la réduction de ses coûts. En effet, il devient inutile de recruter une personne supplémentaire, avec les charges et les nombreuses démarches administratives que cela implique. Ceci est d’autant plus vrai lorsque l’avocat a besoin que son standard soit joignable pendant des heures et des jours non ouvrables ou alors, lorsque le volume d’appels quotidiens ne justifie pas de recruter une personne à temps plein.
Notons également que ce service permet d'économiser les frais d’équipement non négligeables qu’implique la mise en place d’un standard en interne (entre 2 000 € et 3 000 €) ainsi que l’installation d’un bureau pour l’assistant(e) et la location de la surface occupée.
Au global, en sous-traitant leur standard téléphonique à un prestataire comme Optilib, les avocats peuvent réaliser jusqu’à 70 % d’économies environ, par rapport à une solution requérant le recrutement d’un ou d’une assistante.
Faire grandir son cabinet
Sous-traiter son standard téléphonique permet de traiter l’ensemble des appels entrants, même lorsque l’avocat n’est pas disponible. En effet, rien de plus frustrant pour un client ou un prospect qu’un avocat injoignable. En optant pour l’externalisation de votre standard, vous améliorez en tant que professionnel du juridique la relation avec vos clients et par conséquent votre volume d’affaires.
Il est à préciser que le professionnel du juridique peut bien entendu opter pour une réception des appels à des heures ou des jours non ouvrables du cabinet. Par exemple, Optilib permet de recevoir ses appels entrants de 8 h à 20 h du lundi au samedi. Dans le cas où l’avocat disposerait déjà d’un ou d’une assistante, il peut opter pour une relève de standard.
Se centrer sur sa profession d’avocat
Un autre avantage à relever, est la possibilité de se recentrer sur son cœur de métier. Plus besoin de répondre au téléphone à chaque appel pouvant intervenir en plein milieu de rendez-vous professionnels importants.
Lorsque vous êtes avec vos clients, vous pouvez donc vous consacrer à eux à 100 %. De même, vous gagnerez en productivité lors de vos séances de travail en évitant d’être interrompu trop fréquemment.
Améliorer l’image de son cabinet et renforcer la relation client
Externaliser la réception de vos appels ne veut pas dire offrir à vos clients un service standardisé et inadapté, bien au contraire.
Les avocats faisant appel à cette solution laissent leurs instructions au prestataire en précisant le type d’accueil qu'ils souhaitent offrir à leurs correspondants, ainsi que les réponses à leur apporter. Avec Optilib, il est possible de tout personnaliser, jusqu’au message et à la musique d’accueil.
Choisissez un prestataire qualifié qui offrira une dimension professionnelle à votre cabinet. Pour cela, assurez-vous qu’il dispose de collaborateurs formés qui pourront gérer vos appels entrants avec rigueur et professionnalisme. Indiquez bien que vous souhaitez que des messages soient pris pour tous les appels, afin de rester au courant des échanges manqués et entretenir une bonne relation client.
Optilib dispose d’équipes spécialisées, expérimentées dans la gestion des standards des métiers du juridique. Les collaborateurs se trouvent en France, sont bilingues et ont l’habitude de gérer les situations spécifiques à la profession d’avocat. Ils pourront donc assurer un service de grande qualité lors de la gestion des appels, en s’appuyant sur les instructions laissées par l’avocat, comme la prise de rendez-vous par exemple.
Bien plus qu’un avantage économique, l'externalisation de cette tâche en tant qu'avocat est un gain de temps et de productivité très important. Vous pouvez vous centrer sur votre cœur de métier et offrir le meilleur de vos services à vos clients sans être constamment interrompu par un appel.
En externalisant votre standard avec Optilib, vous vous assurez de fournir à vos correspondants des réponses claires données par des téléopérateurs spécialisés qui sauront gérer les demandes. Si en revanche, vous préférez internaliser la gestion de vos appels téléphoniques, vous devez alors vous renseigner sur comment gérer un standard téléphonique.
