Le secrétariat externalisé, comment ça marche ?

En quoi consiste le secrétariat externalisé ?

Le secrétariat externalisé consiste à confier ses tâches administratives à un prestataire externe. Il peut s’agir de tous les travaux habituellement confiés à une assistante :

• Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants ;

• Gestion d’agendas ;

• Prises de notes ;

• Rédaction de courriers ;

• Relance des impayés…

L’entreprise fixe avec le prestataire les différents travaux à réaliser ainsi que les modalités de traitement. Comment traiter et orienter les appels téléphoniques, comment gérer les modifications d’agendas… ?

Certains prestataires, comme Optilib disposent de plusieurs outils informatiques en interne pour pouvoir remplir les tâches qui leur sont confiées (CRM, outils de gestion d’agendas…) et communiquer au mieux avec vos équipes. L’objectif principal du secrétariat externalisé est donc de décharger l'entreprise de ses tâches administratives et de permettre ainsi aux collaborateurs de se concentrer au mieux, sur leurs principales missions.

Les avantages à externaliser son secrétariat

Gagner du temps

Externaliser son secrétariat permet un gain de temps considérable. Les professionnels indépendants n’ont plus à interrompre leurs tâches et leurs rendez-vous pour répondre à un appel téléphonique. Ils peuvent se concentrer sur leur cœur de métier.

Le prestataire filtre alors les appels et ne transfère que ceux décidés par l’entreprise cliente. Les dirigeants n’ont également plus à gérer les absences et le remplacement des standardistes, ni à chercher des remplaçants pour assurer la continuité de la réalisation des tâches.

Optimiser son budget

La solution du secrétariat externalisé permet également de réaliser des économies considérables. Il n’est plus nécessaire de recruter une ressource en interne, ni de payer du matériel pour qu’elle puisse exercer ses fonctions.

C’est particulièrement vrai pour les entreprises dont les volumes d’appels et d’activité ne justifient pas de recruter une personne à plein temps, mais qui doivent néanmoins être joignables sur des plages horaires ouvrables larges. Il est également possible de ne payer que pour le temps nécessaire à la réalisation des tâches et adapter ainsi le budget du secrétariat à la saisonnalité de l’activité.

Professionnaliser et affirmer son image

En sous-traitant son secrétariat, l’entreprise bénéficie de l’expertise d’équipes professionnelles et spécialisées. Il n’est plus nécessaire de former ses collaborateurs en interne pour la gestion des tâches administratives. En outre, un appel téléphonique sera traité plus rapidement qu’avec un secrétariat interne. L’entreprise évite ainsi les temps d’attente qui peuvent être frustrants pour les appelants.

Externaliser son secrétariat n’implique pas forcément de proposer un accueil standardisé et impersonnel à ses appelants, bien au contraire. En fonction du prestataire choisi, il est possible de définir les types de traitements des appels entrants, en fonction du motif et de l’interlocuteur au bout du fil et offrir à ses appelants un accueil téléphonique personnalisé.

Certains prestataires comme Optilib disposent d’équipes spécialisées dans certains domaines (métiers du juridique et de la santé). Les téléopérateurs sont donc en mesure de traiter les questions techniques de vos appelants.

Avoir plus de flexibilité

Externaliser son secrétariat permet également à votre entreprise de rester flexible tant en termes de types de tâches (prise de messages, gestion des rendez-vous, service après-vente…) que de volumes d’appels. Cette adaptabilité permet de favoriser et d’accompagner la croissance de l’entreprise et de ses besoins. 

Gérer des appels sur de plus longues plages horaires

En fonction de votre prestataire, il est possible d’étendre la gestion de vos appels au-delà de vos heures ouvrables. Vos clients peuvent donc joindre votre entreprise plus facilement. Par exemple, Optilib réalise la gestion de vos appels entrants de 8 h à 20 h, du lundi au samedi.

Pourquoi choisir Optilib pour son secrétariat externalisé ?

Avant d’externaliser son secrétariat, il est fondamental de choisir le bon prestataire qui saura répondre aux besoins de votre entreprise. Optilib dispose de téléopérateurs bilingues basés en France qui pourront traiter vos appels, en votre nom, en français et en anglais.

En fonction des consignes laissées, Optilib peut également se charger de prendre les messages des appelants, vous transférer les appels en cas d’urgence en temps réel… Vous pouvez également choisir le type d’accueil téléphonique que vous souhaitez offrir à vos appelants ainsi que les réponses à apporter en fonction de l’interlocuteur.

Pour mettre en place les services d’Optilib, il suffit de contacter le service client. Dès la signature de votre contrat, les équipes d’Optilib activent votre ou vos lignes sous 24 h et prennent contact avec vous, afin de vous accompagner dans la prise en main de vos nouveaux outils et comprendre vos exigences. La mise en place et l'activation des services d'Optilib sont donc rapides et simples. Grâce à une équipe dédiée et à des processus optimisés, l'intégration du secrétariat externalisé dans le fonctionnement au jour le jour de l'entreprise se fait rapidement et en toute fluidité. 

Externaliser son secrétariat avec Optilib permet également d’optimiser vos coûts. Plus besoin de recruter et de former des collaborateurs supplémentaires ! Optilib propose des forfaits en fonction du nombre d’appels que vous recevez. La particularité de la tarification d’Optilib est que chaque mois, votre facture s’ajuste sur le forfait le plus adapté selon le nombre d’appels reçus. Ainsi, vos coûts varieront en fonction des hausses et des baisses d’activité de votre entreprise.

En optant pour un secrétariat externalisé, vous permettez à votre entreprise de maximiser sa productivité, en se concentrant sur son cœur de métier, et offrez à vos appelants un service de qualité. Depuis plusieurs années, Optilib propose aux entreprises des services sur mesure de qualité et une flexibilité accrue tant en termes de services que de tarification. En fonction du besoin de votre entreprise, vous pouvez donc choisir les taches à externaliser : service client, suivi des agendas ….