Les types d’offres de secrétariat externes et leurs tarifs
En fonction du besoin et du prestataire, il existe différentes formes d’offres pour externaliser son secrétariat.
Les forfaits fixes
Les prestataires peuvent proposer différents types de forfaits fixes :
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Les forfaits fixes quotidiens ou mensuels fixés à l’avance. En général, comptez 200 à 375 € par mois.
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Les forfaits comprenant la gestion d’un certain nombre d’appels ou d’un certain nombre de tâches (prise de message, renvoi d’appels, prise de rendez-vous…). En général, un forfait de 100 appels coûte environ 150 € HT / mois.
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Un forfait par action réalisée (par appel réceptionné ou par message pris par exemple). Pour la réception d’un appel, comptez entre 0,99 et 1,5 €. Pour du publipostage, comptez environ 6 € par lettre. La gestion de l’agenda par un secrétaire médical coûte entre 10 et 20 euros par mois…
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Les forfaits horaires dépendant du temps passé à traiter les tâches qui sont confiées. Il faut compter entre 15 et 30 € de l’heure pour sous-traiter sa permanence téléphonique et entre 30 et 50 € pour une secrétaire indépendante. Ces tarifs peuvent être revus à la hausse si les prestations ont lieu les week-ends ou les jours fériés.
Les forfaits flexibles
Il existe également des forfaits ajustables en fonction du nombre d’appels réalisés sur une période. En effet, la saisonnalité des entreprises peut faire que le volume d’appel n’est pas le même toute l’année.
Chez Optilib, pour un standard téléphonique externalisé il existe plusieurs forfaits variants entre 59 et 139 € HT / mois qui dépendent principalement du nombre d’appels réceptionnés. Tous les mois, et en fonction des appels reçus, Optilib ajuste automatiquement le forfait afin de faire bénéficier le client de l’option la plus avantageuse. L’entreprise ne paye donc que pour ce qu’elle utilise.
Le secrétariat externalisé est une solution de plus en plus plébiscitée par les entreprises. Elle permet de gagner en efficacité et en productivité, mais également de réaliser des économies financières non négligeables.
Optilib est particulièrement concurrentiel puisqu’il permet de s’adapter aux variations d’activités de votre entreprise grâce à une gestion flexible des forfaits. Externaliser son secrétariat, c’est également économiser les coûts liés à la masse salariale et au matériel nécessaire, pour un standard téléphonique physique ou un standard téléphonique virtuel.
Les avantages d’une permanence téléphonique pour une entreprise
Se décharger du recrutement et de la formation
En externalisant son secrétariat, l’entreprise se décharge du recrutement et de la formation d’une ressource ainsi que des paiements des charges associées.
Les prestataires spécialisés dans l'externalisation du secrétariat sont généralement des professionnels expérimentés dans leur domaine. Les entreprises peuvent ainsi bénéficier de l'expertise de personnes qualifiées sans avoir à investir dans de la formation interne.
Se concentrer sur son cœur de métier
En externalisant son secrétariat, les entreprises peuvent se concentrer davantage sur leur activité principale. Cela permet aux employés internes de se consacrer à des tâches stratégiques et à forte valeur ajoutée plutôt qu'à des activités purement administratives.
Ne pas manquer d’appels
Les entreprises qui externalisent leur secrétariat s’assurent également que tous les appels sont traités, et peuvent proposer des horaires de contact sur des plages plus larges que les simples heures ouvrables.
Optilib offre par exemple de gérer vos appels de 8 h à 20 h, du lundi au samedi. Il est également possible de sous-traiter la gestion des agendas et le suivi des mails. Certaines entreprises choisissent de conserver en interne la gestion de leur standard, mais font appel à une relève de standard pour prendre le relais lorsque personne au sein de l’entreprise ne peut répondre.
Flexibilité en cas de hausse ou de baisse d’activité
L'externalisation offre également une flexibilité accrue en permettant à l'entreprise de s'adapter rapidement aux fluctuations de la charge de travail. Les services externalisés peuvent être ajustés en fonction des besoins, que ce soit pour une période de pointe ou à l’inverse, pour une réduction de l'activité.
Réduire les absences
En sous-traitant son secrétariat, l’entreprise est dispensée de gérer les absences du collaborateur en charge, que ce soit pour des jours de congés ou pour ses arrêts maladies.
De réelles économies financières
En externalisant son secrétariat, l’entreprise réalise également d’importantes économies. Il n’est en effet plus nécessaire de payer un salaire mensuel et l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans du matériel, ni de disposer d’un bureau pour la ressource en interne.
